Le Workforce Management (WFM) :
qu’est-ce que c’est ?

Définition du workforce management

Le workforce management (WFM) est un ensemble de stratégies et de processus que les entreprises utilisent pour optimiser leur personnel afin d'atteindre leurs objectifs, et qui englobe des aspects tels que le recrutement, la planification, le temps et la présence, la gestion des performances, la conformité, la transparence et la flexibilité.

Par Workforce Management, on entend la prise en compte globale de l'affectation flexible du personnel en fonction des besoins. Les différents éléments sont les suivants : 

• L'évaluation des besoins en personnel
• Optimisation de la structure du personnel
• Planification des capacités
• Planification de l'affectation du personnel
• Gestion du personnel
• Gestion du temps

Détermination des besoins en personnel

La détermination des besoins en personnel se fait par l'analyse des facteurs de besoins pertinents pour l'entreprise. Il peut s'agir de fluctuations liées à la demande ou à la saison, du chiffre d'affaires, des entrées de commandes, du nombre de patients ou des marchandises à préparer. Les données historiques permettent d'établir des prévisions qui déterminent les besoins optimaux en personnel sur la base d'un pronostic des besoins.

Optimisation de la structure du personnel

A long terme, l'analyse de la structure du personnel permet d'établir un pronostic sur la quantité de personnel nécessaire sur une période considérée plus longue. Par exemple, en raison de l'expansion d'une entreprise, de l'ouverture de nouvelles succursales, etc. Cela crée une gestion stratégique de la main-d'œuvre.

Planification des capacités

Lorsque les besoins en personnel déterminés, la charge de travail, sont connus, les postes de travail à pourvoir sont planifiés en tenant compte des taux de congés et d'absentéisme. Lors de la planification des capacités, il s'agit de faire coïncider à moyen et long terme la capacité et les besoins en personnel. Il est ainsi possible d'identifier à l'avance les cas de sur ou de sous-effectifs et les planificateurs peuvent réagir à temps.

Planification de l'affectation du personnel

La planification de l'affectation du personnel consiste à planifier concrètement les collaborateurs. En tenant compte des modèles de temps de travail, des souhaits des collaborateurs, des absences, des congés et des qualifications. Avec un logiciel moderne, cela peut aussi se faire automatiquement en appuyant sur un bouton.

Gestion du personnel

Cette partie de la gestion des effectifs (WFM) s'occupe de la réaction à court terme aux changements soudains des besoins en personnel et constitue une étape importante du processus de planification. La grande transparence des données d'un logiciel moderne de gestion des effectifs permet de réagir à la volatilité, même au jour le jour, et de garantir une affectation optimale du personnel. Si, par exemple, un collaborateur est soudainement absent, le planificateur peut chercher un remplaçant adéquat directement dans le système.

Gestion du temps de travail

La condition préalable à une planification optimisée est une grande transparence autour de toutes les données relatives au temps de travail. Dans une gestion moderne du temps de travail (gestion du temps), tous les comptes de temps sont toujours à jour grâce à la saisie intégrée du temps de travail. Si la gestion du temps de travail est intégrée dans le Workforce Management, ces données ainsi que toutes les informations issues de la gestion des absences sont disponibles en temps réel pour la planification des interventions.

Quels sont les défis de la gestion des ressources humaines ?

Les entreprises se trouvent aujourd'hui sur des marchés très volatils. Les fortes fluctuations des commandes ou du nombre de clients, la numérisation croissante du monde du travail, le manque de personnel qualifié et les nouvelles exigences de la jeune génération en matière de main-d'œuvre placent les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs devant de grandes tâches. Il est difficile d'y faire face avec des horaires de travail rigides et des processus figés. Au lieu de cela, une grande flexibilité est nécessaire. Le Workforce Management (WFM) est exactement l'outil qu'il faut pour cela.

Quels sont les objectifs de la gestion des effectifs ?

L'objectif de la gestion des effectifs est d'utiliser de manière optimale les capacités en personnel existantes et de pouvoir réagir à tout moment de manière flexible aux fluctuations des besoins. En principe, il s'agit de synchroniser autant que possible la charge de travail et les capacités. L'objectif du workforce management est de s'assurer qu'une entreprise dispose du nombre adéquat de salariés possédant les compétences nécessaires pour répondre aux exigences de l'entreprise, tout en maximisant la productivité, l'efficacité et la rentabilité. Une gestion efficace des effectifs peut aider les entreprises à réduire les coûts de main-d'œuvre, à améliorer le service à la clientèle et à accroître la satisfaction et la fidélisation des employés.

Les objectifs et les avantages de la gestion des effectifs peuvent être résumés comme suit : 

• Optimisation de l'utilisation du personnel en fonction des besoins
• Flexibilité maximale autour du temps de travail
• Satisfaction accrue des collaborateurs grâce à une organisation attrayante du temps de travail
• Réduction des coûts grâce à une planification ponctuelle des interventions
• Optimisation de la productivité et de la rentabilité
• Réduction des tâches administratives à un minimum

Quels secteurs profitent particulièrement de la gestion des effectifs ?

Chaque secteur a ses propres exigences et des facteurs ou défis spécifiques. Néanmoins, les entreprises de tous les secteurs profitent de la gestion des effectifs. Comment ?

Commerce :

Les collaborateurs travaillent sur la surface de vente au moment précis où le client est dans le magasin et où le service est nécessaire.

Centres d'appels :

Les collaborateurs sont à l'œuvre au moment précis où un grand nombre d'appels est prévu.

Logistique :

Les collaborateurs sont disponibles au moment où un grand nombre de palettes doivent être préparées ou un grand nombre de colis chargés.

Production :

Les machines, les lignes, toute la planification des équipes est mise en place de manière que les commandes puissent être traitées avec précision.

Secteur de la santé :

Planification des services sur la base des taux d'occupation et de l'utilisation des lits. Cela garantit un traitement orienté vers le patient.

Quelle est la différence entre la planification des ressources humaines et la gestion des effectifs ?

La différence entre la gestion des effectifs et la planification des ressources humaines réside dans l'approche. Alors que la planification du personnel se concentre sur l'affectation des collaborateurs à des équipes, des postes de travail, des machines, etc., la gestion des ressources humaines considère un horizon de planification plus large et les dépendances de l'affectation du personnel par rapport aux besoins.

Concernant la classification exacte de la planification de l'affectation du personnel, Maik Günther, professeur d'informatique de gestion à l'International University of Applied Sciences, déclare : "il s'agit de savoir dans quelle mesure (dimension quantitative), à quel moment (dimension temporelle), à quel endroit (dimension locale) les travailleurs possédant certaines compétences (dimension qualitative) assument certains postes ou activités".¹

En revanche, Günther distingue la planification du personnel de la gestion des ressources humaines de la manière suivante : "Certes, la gestion des ressources humaines comprend avant tout la planification du personnel. Mais la détermination des besoins en personnel, la conception de modèles de temps de travail et la gestion du temps de travail en font également partie intégrante, avec un accent particulier sur l'affectation du personnel en fonction des besoins".²

À quels niveaux la gestion des ressources humaines est-elle efficace ?

Les résultats de projets ATOSS réussis démontrent les avantages d'une gestion stratégique des effectifs. Les chiffres le montrent : la gestion des ressources humaines agit à plusieurs niveaux.

En résumé, la gestion des effectifs est un instrument stratégique pour les entreprises qui, à long terme, permet d'augmenter la productivité, la compétitivité et la satisfaction des collaborateurs grâce à une planification du personnel optimisée en fonction des besoins.

Chez Günther, on peut lire à ce sujet : "pour être compétitif aujourd'hui, le WFM doit assumer son rôle d'instrument de gestion central dans l'entreprise. Ce n'est qu'ainsi que l'on parvient à utiliser de manière optimale la ressource la plus précieuse de l'entreprise - l'homme dans le processus de travail "³ . En effet, l'utilisation flexible et agile du personnel devient de plus en plus importante à une époque où les marchés sont volatils, les commandes fluctuantes et le monde du travail en pleine mutation.

Source :
^{1 Maik Günther, Hochflexibles Workforce Management: Herausforderungen und Lösungsverfahren, P.9
2 Günther, P.10
3 Günther, P.11}