Conseil global en processus et en organisation

Trois aspects doivent être pris en compte en ce qui concerne la flexibilisation des modèles de travail. Ces derniers se différencient en fonction de leur flexibilité dans l’espace, dans le temps et professionnelle. La combinaison de ces trois leviers permet de compenser les fluctuations et la volatilité, de garantir la satisfaction des collaborateurs et la rentabilité.

Flexibilité géographique: lorsque l’endroit n’importe pas

La technologie favorise et simplifie de plus en plus le travail mobile . Pour des raisons professionnelles, les actifs belges doivent être mobiles, que ce soit pour se rendre au travail, chez des clients, à des réunions ou à des salons professionnels. Une partie de ces déplacements professionnels est indispensable et reste obligatoire. Une autre partie peut toutefois être évitée grâce à des modèles de travail dans lesquels les collaborateurs ne sont pas liés à un lieu de travail précis, mais peuvent également télétravailler ou dans le cadre du desk sharing. 

Flexibilité des horaires: lorsque les besoins déterminent le temps de travail

Les besoins fluctuants exigent une plus grande flexibilité. Par exemple, les comptes annuels de temps de travail sont un bon moyen de permettre aux employés d’"accumuler" des heures pendant les pics de demande et de les laisser "épuiser" ce crédit lorsque leur charge de travail est moindre. L’autre possibilité, le travail sur demande, implique que les collaborateurs soient prêts à intervenir, le cas échéant. Si leur intervention n’est pas requise, ils obtiennent un certain pourcentage de leur salaire fixe afin de compenser leur astreinte. Le travail est donc effectué en fonction des besoins plutôt qu’à heures fixes.

Flexibilité professionnelle: quand tout le monde sait tout faire

La flexibilité du personnel est principalement obtenue en affectant les collaborateurs à différentes divisions ou différents services. Ils peuvent ainsi changer de poste ou d’activité très rapidement. Cela n’est possible que s’ils disposent de plusieurs qualifications. Les collaborateurs acquièrent d’importantes compétences supplémentaires qui les préparent également à d’autres machines, postes de travail ou structures organisationnelles. Il est ainsi possible de pourvoir les postes de manière flexible. Différents collaborateurs disposant des qualifications nécessaires sont disponibles pour différentes tâches, de sorte qu’il est possible de compenser les goulots d’étranglement de manière transverse. 

Les trois étapes du déploiement flexible des collaborateurs

Les bases de l’affectation efficace et flexible des collaborateurs existent s’il est possible de répondre à toutes les exigences relatives à un modèle de travail, et ce, pour leur plus grand bénéfice: en effet, ils peuvent alors adapter leur mode de travail à leurs habitudes et à leur situation. L’expérience prouve qu’ils sont plus heureux, plus productifs et que leur taux d’absentéisme baisse grâce à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Les trois étapes suivantes permettent de déployer les collaborateurs de manière efficace et flexible.

1. La première étape consiste à analyser la situation actuelle. L’accent est placé sur les exigences de votre modèle d’activité et de vos collaborateurs. De plus, une comparaison est effectuée avec les possibilités et les restrictions actuelles, dans le cadre des accords d’entreprise et des conventions collectives, par exemple.
2. La deuxième étape consiste à déterminer et à mettre en œuvre la combinaison optimale des trois leviers de flexibilisation pour votre entreprise.
3. Une gestion des changements qualifiée et personnalisée doit accompagner le processus, car l’introduction de nouveaux modèles de travail implique en général une transformation considérable de la culture de l’entreprise et des changements pour de nombreux collaborateurs.

Alors que les processus de fabrication ainsi que le mix de produits de la plupart des entreprises évoluent au fil du temps et qu’elles effectuent des analyses ou des optimisations minutieuses, le planning de leurs équipes ou le tableau de service restent souvent inchangés. Les pics de demande sont simplement compensés par des équipes supplémentaires onéreuses ou en faisant appel à des intérimaires, le sureffectif est tacitement accepté. Cependant, les modèles de temps de travail doivent également être analysés de temps en temps et adaptés aux nouvelles circonstances, tout comme le degré d’intégration verticale de la production, la diversité des produits et des variantes ou encore les machines et les installations. En effet, ils ont également des conséquences importantes sur la productivité et la création de valeur. Mais comment faire pour concevoir un modèle de temps de travail optimal?

Cinq étapes pour optimiser un modèle de temps de travail

Gestion des temps d’indisponibilité

La gestion systématique des indisponibilités permet de réagir de manière appropriée et économique aux absences ou aux besoins supplémentaires imprévus afin de garantir la productivité à long terme. Le calcul erroné de «réserves de personnel » et une faible flexibilité transverse font partie des sources d’erreur les plus fréquentes dans la gestion des indisponibilités. Il n’existe pas de formule générale qu’il est possible d’appliquer à toutes les entreprises pour compenser les absences. Chaque solution ou outil présente des avantages et des inconvénients. L’analyse approfondie des processus en fonction de vos besoins vous permet de trouver une combinaison intelligente d’actions qui répond au mieux à vos exigences. La gestion des indisponibilités nécessite toujours un concept personnalisé.

Trois étapes pour réussir la gestion des indisponibilités

1. Analyse des causes et de la fréquence des absences: il faut trouver les raisons des différents types d’absences et déterminer leur fréquence.
2. Les résultats permettent de déduire les mesures préventives pour minimiser les différentes absences et réduire leur fréquence.
3. Des mesures concrètes de gestion des indisponibilités sont définies et mises en œuvre en fonction du modèle d’activité et de la culture de l’entreprise.

Pour garantir la productivité à long terme, une gestion systématique des temps d'arrêt permet de réagir de manière adéquate et rentable aux absences de courte durée du personnel ou aux besoins supplémentaires. Parmi les sources d'erreur les plus fréquentes dans la gestion des temps d'arrêt figurent le mauvais calcul des "tampons de personnel" et une faible flexibilité intersectorielle.

Il n'existe pas de formule universelle applicable à toutes les entreprises pour compenser les absences. Toutes les solutions et tous les instruments ont leurs avantages et leurs inconvénients. Une analyse approfondie des processus, adaptée à vos besoins, permet de trouver une combinaison intelligente de mesures qui répondent au mieux à vos exigences. La gestion des temps d'arrêt nécessite toujours une approche sur mesure.

Trois étapes pour une gestion des temps d'arrêt réussie

1. Analyse des raisons et de la fréquence des absences du personnel : Il faut à la fois justifier les différents types d'absences et déterminer leur fréquence.
2. Sur la base des résultats, des mesures préventives sont déduites afin de minimiser les différents types d'absences et de réduire leur fréquence.
3. Des mesures concrètes de gestion des absences sont définies et mises en œuvre conformément au modèle d'entreprise et à la culture d'entreprise.

Les effets positifs d’une planification du personnel en fonction des besoins se manifestent rapidement. Le niveau de service et la qualité de la production augmentent tandis que les frais de personnel baissent. La satisfaction et la fidélisation de la clientèle augmentent considérablement. Résultat: des économies pouvant atteindre plusieurs millions d’euros, uniquement en planifiant le personnel en fonction des besoins.

Les entreprises de production exploitent au mieux les machines et la main-d’œuvre disponible, évitent les surcoûts inutiles liés aux équipes et les arrêts de production coûteux.  De plus, la fidélisation de la clientèle et le taux de conversion dans le commerce de détail augmentent si le niveau de service reste élevé en permanence.

Gérer intelligemment la complexité

La planification du personnel est une tâche complexe. Comment est-il possible de déterminer le besoin en personnel s’il fluctue non seulement au cours des semaines ou de l’année, mais parfois toutes les heures également? Comment planifier les disponibilités en fonction des congés, des maladies ou d’autres raisons? Quelles sont les exigences légales à prendre en compte en ce qui concerne le temps de travail ou les conventions collectives? La transparence en matière de besoins et des conditions générales relatives au temps de travail est indispensable à la planification en fonction des besoins. Nous vous aidons à maîtriser efficacement cette complexité.

Pour le plus grand bénéfice des collaborateurs et de l’entreprise

Il convient tout d’abord d’analyser et d’évaluer précisément la planification actuelle du personnel pour franchir une étape importante. La réorganisation des horaires de travail ou des congés, par exemple, peut permettre d’apporter des améliorations. Il est possible d’éviter les sureffectifs et les sous-effectifs si des quotas de congés précis sont pris en compte lors de la planification des absences et si les autorisations associées se basent sur ces derniers. De plus, il est possible de réduire les changements de planning au dernier moment si l’affectation du personnel est adaptée aux besoins réels. Les collaborateurs vous en seront reconnaissants: vous bénéficierez d’une plus grande satisfaction, d’une baisse du taux des absences maladie et d’une productivité accrue.

L’amélioration de la planification grâce à des prévisions plus précises procure une marge de manœuvre plus importante en ce qui concerne la gestion du personnel et diminue l’urgence pour compenser les sureffectifs ou les sous-effectifs. De plus, il est possible d’informer les collaborateurs à un stade précoce des équipes supplémentaires ou des annulations d’équipes, ce qui n’est pas seulement à leur avantage: si leur satisfaction augmente, le taux d’absences maladie diminue et la productivité globale s’accroit.

Les facteurs de demande, les périodes de prévision, les tendances, les jours de référence et les indicateurs de performance appropriés déterminent la qualité de l’évaluation des besoins en personnel. Une planification optimale du personnel n’est possible que si tous ces critères sont correctement sélectionnés. C’est là qu’interviennent les experts d’ATOSS Consulting: ils analysent les prévisions de vos besoins en personnel et les adaptent précisément à votre entreprise. L’expérience a montré qu’il est ainsi possible d’améliorer la précision des prévisions de 30%, et donc la productivité et la rentabilité. 

Dans le domaine des ressources humaines aussi, les processus déficients entraînent des pertes de productivité et empêchent d’agir de manière fluide et agile. C’est la raison pour laquelle nous examinons vos processus de travail, vos méthodes et vos documents existants relatifs à la gestion des ressources humaines avec vous afin de vous montrer les optimisations possibles. L’objectif de l’analyse approfondie des processus consiste à identifier les possibilités d’évolution, ce qui servira de base aux décisions d’optimisation systématique de votre gestion du personnel et ce,au bénéfice de toute l’entreprise.

La base est un enregistrement objectif détaillé du statu quo des processus de gestion des effectifs. Les ressources et la lourdeur des processus sont quantifiées et évaluées au niveau qualitatif. C’est sur cette base que sont définies les recommandations d’optimisation des processus, notamment en utilisant un logiciel de pointe. Les économies possibles sont déterminées et les avantages qualitatifs sont évalués en comparant la situation actuelle et les processus cibles qui ont été développés. Un business case et un plan de mise en œuvre sont définis à partir de l’estimation des investissements nécessaires. 

L’optimisation des processus métiers ressemble à une cure de remise en forme pour les entreprises. Elle commence par un bilan de la situation: un workshop est organisé avant l’optimisation pour recenser tous les processus relatifs au personnel. Les processus identifiés sont ensuite réorganisés au mieux et documentés de manière précise. Cette activité implique l’élimination des interfaces, la mise en place de responsables de processus et l’introduction d’une assistance informatique. Un bon processus métier se caractérise par sa simplicité, peu de discontinuités entre les supports et une répartition claire des tâches.

Dans la pratique, de nombreux projets de changement échouent en raison d’oppositions internes. Les collaborateurs concernés font souvent face à un manque d’informations et de communication, à des craintes et à l’incertitude. L’échec du projet et que le rétablissement de la situation initiale entraîne toutefois la perte de l’investissement et de l’insatisfaction. La gestion efficace du changement permet de réduire les oppositions et d’augmenter leur acceptation. 
L’objectif de chaque processus de gestion du changement consiste à changer durablement toute l’entreprise. Un projet sensible de gestion du changement se charge de la mise en œuvre des nouveautés ou des changements à différents niveaux de l’entreprise.

Pourquoi le changement est-il important?

Le changement n’est pas accepté tant que les personnes concernées ne le comprennent pas.  Les objectifs doivent être clairs et portés par tous dès le début pour que le projet réussisse.

Quelles mesures puis-je mettre en œuvre et quand?

Il est important que la conception et la mise en œuvre technique soient planifiées de manière réaliste dès le départ. Seule cette méthode permet d’atteindre les objectifs intermédiaires en respectant les délais ainsi que le budget et de les considérer comme des succès partiels.

Comment puis-je impliquer le maximum de personnes concernées dans la solution?

Les personnes concernées doivent être impliquées dans le projet à un stade précoce afin que le succès soit au rendez-vous. En particulier, les parties prenantes ne doivent pas être placées face aux décisions, mais être impliquées dans le processus décisionnel. Il est, par exemple, important d’intégrer les planificateurs, le service des ressources humaines, les représentants du service informatique et les représentants des collaborateurs dans le projet afin qu’ils conçoivent ensemble la future solution d’introduction d’un système de gestion du personnel. Tous les collaborateurs concernés doivent pouvoir participer au projet de manière générale.

Qui dois-je informer, comment et quand?

Toutes les activités de communication, comme la distribution de flyers, la publication de newsletters, l’organisation de stands d’information et de manifestations, doivent découler des objectifs du projet. Il convient également de veiller à la coordination correcte des médias, des contenus et des événements.

Comment puis-je former mes collaborateurs?

L’acceptation des nouveaux processus métiers et des nouveaux outils conditionne la réussite du projet. Elle ne peut être garantie que si les collaborateurs sont formés de manière ciblée et informés des changements.

Comment garantir le succès du projet?

Pour garantir le succès durable du projet, il est également nécessaire de poursuivre la mise en œuvre de manière systématique. Il s’agit en particulier de synchroniser toutes les activités et de gérer correctement les priorités.

Avant de choisir un logiciel, il faut tout d’abord s’interroger sur les avantages qu’il procure. C’est pourquoi nous effectuons dès le départ une analyse des processus et des potentiels afin d’identifier le besoin individuel d’optimisation. Nous faisons le point sur les processus actuels, montrons les bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves, concevons un business case et définissons les exigences relatives au logiciel ainsi que le cahier des charges.

Nous définissons un concept sur mesure avec vous. Il prend en compte les accords d’entreprise, définit la conception des processus et mentionne la structure organisationnelle et les profils des rôles. Lors de l’optimisation, nous définissons les règles adaptées concernant le temps de travail, l’optimisation du modèle d’équipe et la gestion des indisponibilités. De plus, nous vous accompagnons dans le cadre une gestion globale du changement et d’un concept de communication pour ancrer le changement résultant de l’optimisation de la gestion des effectifs dans votre entreprise. 

Après l’analyse, nous déterminons la gestion des ressources humaines qui convient à votre entreprise afin que vous puissiez en tirer le meilleur parti. À cette fin, nous définissons un concept global adapté à votre organisation et procédons à des optimisations spécifiques.

Le concept comprend la définition des objectifs et décrit la structure du projet et le calendrier. Il prend en compte les accords d’entreprise, définit la conception des processus et mentionne la structure organisationnelle et les profils des rôles. Lors de l’optimisation, nous définissons les règles adaptées concernant le temps de travail, le modèle d’équipes et la gestion des indisponibilités.

Dès cette phase du projet, nous vous accompagnons avec une gestion globale du changement afin d’ancrer la transformation dans votre entreprise. Nous fournissons également un concept de communication et vous accompagnons lors de sa mise en œuvre afin de vous aider.

Après ces préparatifs, nous faisons passer votre gestion des ressources humaines à l’étape suivante, c’est-à-dire la mise en œuvre pratique. Les spécialistes d’ATOSS Professional Services implémentent le logiciel: ces experts se chargent du contrôle de la qualité, effectuent un contrôle de l’implémentation et vous accompagnent lors de l’amélioration continue. De plus, les consultants d’ATOSS Consulting vous apportent leur aide grâce à leur longue expérience dans le domaine de la gestion de projets.
 

Après le succès de l’implémentation, nous identifions les nouveaux aspects et les thèmes en suspens qui doivent faire l’objet d’optimisations. L’analyse des bénéfices et l’établissement d’un calendrier des optimisations font également partie de nos prestations de conseil. Vous pourrez ainsi tirer le meilleur parti de votre nouvelle gestion des ressources humaines.