L'enregistrement numérique des heures au lieu d'Excel

Selon une étude récente de Capterra, Excel ou les modèles Excel sont incontestablement l'outil numéro un des entreprises de taille moyenne. Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, et plus particulièrement de la saisie des temps de travail, les fonds d'écran Excel complexes qui doivent être maintenus en lignes et colonnes colorées et constamment mis à jour sont à l'ordre du jour. Cette forme d'enregistrement via Excel ou en amont sur des feuilles de temps est plus que chronophage, extrêmement sujette aux erreurs et surtout non transparente.

Conseils pour le choix d'un logiciel

Dans toutes les discussions sur la numérisation, un facteur est souvent oublié : l'utilisateur du logiciel. Il y a beaucoup à faire avant de numériser un processus ou de sélectionner et d'introduire un logiciel.

Et nous savons tous que si l'on numérise un mauvais processus, on aboutit à un processus mal numérisé. C'est pourquoi le processus de sélection d'un logiciel est extrêmement important. Vous voulez connaître la bonne recette pour sélectionner un logiciel ? 

Les systèmes logiciels ont besoin de règles claires

De nos jours, les entreprises utilisent une grande variété de systèmes informatiques. Chacun d'entre eux est généralement spécialisé dans sa propre discipline. Alors que le logiciel de comptabilité salariale ou le système d'information du personnel est souvent le lieu central pour les données de base du personnel, le système de gestion du temps est le premier à prendre en charge les informations sur les congés demandés ou les jours flottants pour réduire le compte du temps de travail. Certaines de ces informations et données sont requises par différents systèmes. Les données doivent donc être transportées entre les systèmes.

Pour échanger des données, les systèmes doivent unir leurs forces. Comme dans une danse de couple, deux personnes interagissent dans le processus. Mais lorsque la paie veut danser le tango et que la gestion du temps veut valser, le résultat est prévisible : il y aura des problèmes et il est certain qu'un résultat adéquat ne se matérialisera pas. Puisque nous parlons de danse, restons dans le monde de la pensée et faisons une petite excursion mentale.

Le professeur de dance

Un professeur de danse aide généralement les parties concernées à se mettre d'accord sur une danse : la danse choisie n'est rien d'autre que l'information échangée. Cependant, tout aussi important que les données à échanger entre les systèmes logiciels est de savoir qui donne le ton et qui dirige. Si le système d'information RH veut aller à gauche et que le système de gestion du temps préfère aller dans l'autre sens, le flux de données s'interrompt. Ici, c'est le professeur de danse qui orchestre et définit l'instance dirigeante. Les personnes/rôles impliqués dans un projet d'interface ne sont donc rien d'autre que des professeurs de danse. Vous devez apprendre à vos données et à vos systèmes dans quelle direction aller et qui prend la tête.

Séances d'entraînement

Le guide est le programme de préparation. Lors des séances d'entraînement, les professeurs de danse veillent méticuleusement à ce que tout le monde respecte les règles écrites. Où en serions-nous si la gestion du temps prenait soudainement le dessus dans le tango ? Si un élève de danse s'écarte de son rôle, le professeur de danse doit immédiatement lui faire une remontrance et se référer aux directives établies conjointement.

Il est également important de prendre dès le départ des mesures pour prévenir tout écart de conduite à l'avenir. En cas de doute, des mesures de supervision appropriées sont nécessaires. Dans la plupart des cas, cependant, un avertissement amical aux personnes présentes et un rappel des lignes directrices établies conjointement suffisent. Cependant, il arrive aussi que les participants demandent soudainement de nouvelles danses pendant les cours. La paie et la gestion du temps veulent soudain danser la rumba, le quickstep et le jive.

La prudence est de mise dans ce cas. Les professeurs de danse doivent se demander si le cours pour débutants est le bon endroit pour cela. Il faut répondre à la question suivante : quelles sont les danses qui ont un sens ? Et quelles sont celles qui sont tout simplement trop complexes ou inutiles pour un tel cours de danse. De la danse à nos interfaces. Qu'est-ce que cela signifie pour nos données ? Tout simplement, tous les systèmes n'ont pas besoin de connaître l'adresse du domicile de l'employé. L'économie de données doit toujours être de mise. En bref, chaque système (élève de danse) doit recevoir exactement les données (danse à apprendre) dont il a réellement besoin. Ou bien avez-vous appris le ballet ou les claquettes lors de votre premier cours de danse ?

La répétition générale

Une fois que les différentes interfaces ont été définies et que l'échange a été suffisamment répété, l'ensemble du processus peut maintenant être testé lors de la répétition générale. Sur la base d'un protocole préalablement défini, toutes les actions à répéter sont exécutées. Revenons à notre cours de danse : les professeurs veillent attentivement à ce que tous les acteurs aient choisi la bonne danse et qu'ils exécutent le modèle prescrit. Chaque détail doit correspondre, chaque pas doit être exactement dans le temps et la danse ne doit s'achever que lorsque la musique s'éteint. Il vaut mieux ne pas se fier au vieil adage selon lequel une mauvaise répétition générale est suivie d'un bon bal de fin d'année. La perfection est ici un moyen de parvenir à une fin.

Le bal de fin d'année

Si tous les exercices et la répétition générale ont été couronnés de succès, plus rien ne s'oppose au bal de fin d'année. Dans un environnement productif, les systèmes, c'est-à-dire nos couples de danseurs, peuvent montrer ce qu'ils savent faire. Et plus ils sont synchronisés en mouvement l'un avec l'autre, plus ils apporteront de la joie aux personnes présentes. Si les applaudissements sont la clé de voûte de la danse, la satisfaction de l'utilisateur est la récompense des efforts déployés pour définir, mettre en œuvre et tester les interfaces entre les différents systèmes.

De la théorie à la pratique

Après tant de travail théorique, voici un bref exemple d'interfaces dans la pratique, fidèle à la devise : qui donne le ton ?

• Le système d'information du personnel fournit le numéro de matricule, le nom, le prénom, l'entrée et la sortie. Les logiciels de gestion des temps et de paie obtiennent ces informations du principal système d'information du personnel.
• Les absences sont enregistrées dans la Gestion des temps et transférées au système de paie sur une base mensuelle avec une date de début et de fin et la raison de l'absence.
• La Gestion des temps transfère les valeurs totales en heures ou en jours par rubrique et par centre de coûts vers le système de paie. Les données transférées y sont ensuite valorisées avec de l'argent, puis payées.

Si ces relations entre les différentes interfaces ont été suffisamment répétées et que le bal de fin d'année a été un franc succès, rien ne s'oppose à une chorégraphie réussie.

Avantages de la gestion numérique du personnel

En principe, l'abandon d'Excel et l'introduction de la gestion numérique des ressources humaines, y compris l'enregistrement des heures et des présences, peuvent apporter des avantages globaux. Quels avantages peuvent être obtenus en abandonnant le dilemme Excel et en passant à l'enregistrement numérique des temps ? 

1. Gain de temps : jusqu'à 40 % des tâches administratives du département des ressources humaines consistent en des activités liées à l'enregistrement des heures, à la gestion des absences, aux évaluations standard ou à la mise à jour des données. Avec un système de gestion numérique des ressources humaines, spécialement adapté aux besoins des entreprises de taille moyenne, ces activités de routine peuvent être considérablement simplifiées, optimisées en termes de temps et, dans certains cas, complètement automatisées. 
2. Réduction des coûts : les données consolidées numériquement, soumises à des structures d'autorisation judicieusement contrôlées, réduisent au minimum la paperasserie existante ou les tableaux Excel gérés manuellement. La consommation de papier diminue, la transparence des données augmente. Le plus grand avantage financier de la gestion numérique des temps est le temps gagné par les spécialistes et les gestionnaires bien rémunérés. Après la mise en œuvre de la solution personnalisée, ils peuvent se concentrer sur des questions beaucoup plus importantes ou stratégiques telles que le recrutement ou la fidélisation des employés.
3. Plus de transparence : et avec une fréquence d'erreurs réduite. La gestion numérique des temps suit des processus définis conjointement, contrairement à Excel, où les processus manuels sont toujours sujets à l'individualité. La définition des modèles de temps de travail, qui est généralement fixée par la loi ou les conventions collectives, le calcul de l'absentéisme et des majorations, en liaison avec les dispositions relatives aux salaires, permet un fonctionnement beaucoup plus transparent pour toutes les parties concernées. Un logiciel de gestion du personnel bien paramétré réduit le risque d'erreurs, en particulier dans des activités telles que la planification des vacances, l'enregistrement du temps de travail et des heures supplémentaires, ainsi que les corrections de temps et les calculs de solde.