Quatre raisons de tirer profit de la planification numérique des vacances

À peine avez-vous rempli votre demande que votre collègue surgit au coin de la rue et vous annonce fièrement qu'il a déjà réservé son vol pour les vacances d'été pendant les vacances de Noël. Vous vous dites : "oh non" : "c'est exactement le moment où je voulais partir en vacances avec mon épouse et mes enfants. Je crois que je peux oublier tout cela maintenant ! Premier arrivé, premier servi : vos supérieurs vous l'ont assez répété !"

De telles injustices dans la planification des vacances, mais aussi des erreurs ou des retards dans les approbations, ne contribuent certainement pas à une atmosphère de travail positive. Malgré ces problèmes, la planification numérique des vacances reste une rareté dans le paysage des entreprises allemandes. C'est dommage, car cette approche profite non seulement aux employés, mais aussi aux RH et à l'organisation dans son ensemble.

Les applications de vacances de la nouvelle generation

La génération Z est considérée comme la première génération de natifs numériques, mais la génération Y utilise également des smartphones, des tablettes, etc. dans tous les domaines de la vie. Qu'il s'agisse de natifs du numérique, d'immigrés du numérique ou de surfeurs argentés, les normes que les employés considèrent comme allant de soi dans leur vie privée sont susceptibles d'être exigées dans leur vie professionnelle également. Ainsi, lorsque les voyages sont réservés en quelques minutes sur l'internet, alors que les demandes de vacances prennent des jours, voire des semaines, pour être traitées en interne, les déceptions sont nombreuses. La planification numérique des vacances par le biais de self-services intuitifs réduit considérablement ce temps de réponse.

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Les superviseurs reçoivent immédiatement les demandes par courrier électronique et ont en même temps une vue d'ensemble des absences de tous les membres de l'équipe. Les approbations sont l'affaire de quelques minutes et apparaissent immédiatement dans le plan de travail en tant que temps de vacances ou d'absence. Le candidat dispose à tout moment d'un aperçu en temps réel de ses soldes de temps et de congés actuels, ainsi que des congés déjà planifiés ou demandés dans son tableau de bord. Cela crée de la transparence pour le superviseur et favorise la satisfaction des employés.

Prise en compte des congés préférentiels et des besoins en personnel

Imaginez : la moitié de vos employés sont en vacances, des collègues prévus tombent malades de manière inattendue et des commandes de clients urgentes restent en suspens. Grâce à une planification annuelle des congés entre les différents services, vous pouvez éviter de tels désastres. Revenons au scénario initial : le membre de l'équipe A souhaite partir en vacances en même temps que le membre de l'équipe B. En s'appuyant sur le support numérique, il est possible d'exécuter des variantes de plan qui, dans le meilleur des cas, permettraient aux deux employés de prendre leurs vacances.

Le superviseur peut copier les souhaits de son équipe dans le plan de déploiement réel et aligner de manière optimale les différentes constellations sur les besoins réels. Les informations relatives à la gestion du temps de travail et à la planification des effectifs à l'échelle de l'entreprise sont disponibles en toute transparence : qui possède les qualifications nécessaires, est présent à l'heure en question et pourrait remplacer les employés A et B, éventuellement au sein d'une équipe totalement différente ? Cette planification centralisée et numérique des congés offre aux entreprises et aux salariés une plus grande marge de manœuvre.

Protéger les données des employés

Les données de base du personnel, les données de gestion du temps et les motifs d'absence sont des informations qui doivent être protégées. Les plans de travail sous forme d'affiches dans les ateliers, de tableaux dans les services et de listes Excel qui ne peuvent pas être protégés par des autorisations d'accès sophistiquées en disent beaucoup trop et ne sont plus d'actualité. Ici aussi, la numérisation offre des avantages.

Cette protection est garantie si les temps de travail, de vacances et d'absence sont systématiquement enregistrés, traités et conservés. Que ce soit dans le cadre de la gestion du temps et des présences, de la planification des tâches ou des demandes de congés : Grâce à un contrôle différencié des autorisations, à de nombreuses possibilités de personnalisation ainsi qu'à des dialogues et des vues paramétrables, la gestion des ressources humaines garantit la protection des données personnelles.

Façonner et concevoir le travail du personnel au lieu de gérer les technologies de l'information

Les RH sont également soulagées lorsqu'il n'y a pas de demandes de renseignements de la part des employés concernant les soldes de congés ou les approbations de congés en suspens. En effet, ce sont précisément ces activités d'information qui font perdre beaucoup de temps. Il en va de même pour le traitement des demandes de congés sur papier. Aujourd'hui, jusqu'à 80 % de l'ensemble du travail en cours dans les départements des ressources humaines sont encore des processus administratifs - au détriment de la gestion stratégique des ressources humaines.

L'expérience a montré que la gestion numérique du travail et des congés est capable de réduire de 30 % toute cette "paperasserie", ce qui laisse plus de temps pour l'essentiel. En outre, les employés ont tendance à être plus heureux lorsque le service des ressources humaines s'efforce de maintenir le facteur de bien-être au travail au lieu de devoir taper des piles de demandes de congés et de gérer un service de renseignements 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

En résumé, la planification numérique des vacances offre les avantages suivants :

• La planification numérique des vacances peut être gérée rapidement et facilement par le biais de self-services.
• La planification numérique des vacances permet d'assurer un personnel suffisant à tout moment.
• Le plan de vacances numérique protège efficacement les données des employés
• Le plan de vacances numérique réduit la charge administrative et les efforts