Pourquoi la crise du Covid peut-elle être une opportunité pour les entreprises ?
La façon dont nous travaillons, l'endroit où nous travaillons et le moment où nous travaillons sont en pleine transformation.
Le nouveau travail est à l'ordre du jour. D'une part, la numérisation réforme la façon dont nous structurons notre vie professionnelle quotidienne ; d'autre part, un changement des valeurs sociales est en train de se produire. Le nouveau travail est avant tout synonyme de flexibilisation de la vie professionnelle. De plus en plus d'employés souhaitent travailler de manière plus flexible et autodéterminée.
Des concepts tels que les nouveaux modèles de temps de travail, l'intégration des employés, le travail à domicile, le travail mobile et le travail à distance deviennent donc de plus en plus importants. Toutefois, si l'on considère le monde du travail allemand, ces évolutions n'ont jusqu'à présent été mises en œuvre qu'avec hésitation. Selon une étude de l'Institut de recherche sur l'emploi (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung) datant de 2018, seules 26 % des entreprises interrogées ont autorisé leurs employés à travailler de manière mobile. Parmi elles, 15 % permettaient aux employés de travailler à la fois depuis leur domicile et en déplacement. Toutefois, compte tenu de l'actualité, ces chiffres sont susceptibles d'avoir augmenté de manière spectaculaire. Le virus Corona est le précurseur de l'une des plus grandes transformations du lieu de travail de l'histoire. Non seulement en Allemagne, mais dans le monde entier, des millions de travailleurs ont été envoyés en télétravail en raison du risque d'infection par le Covid-19.
Le télétravail : une solution permanente ?
Avant la crise, de nombreuses entreprises critiquaient le télétravail. Elles craignaient surtout une perte de contrôle, une baisse de la productivité et une moindre motivation des employés à domicile. Pourtant, plusieurs études prouvent le contraire. Les employés qui sont ouverts aux formes de travail flexibles sont plus heureux et plus productifs. La question se pose de savoir dans quelle direction évoluera le monde du travail une fois que l'expérience involontaire du télétravail de masse aura pris fin. De nombreux experts en sont convaincus : le télétravail n'est pas près de disparaître.
L'expérience acquise par les employés et les employeurs pendant la crise conduira à l'avenir à une plus grande acceptation et utilisation des modèles de travail mobiles. Cependant, les entreprises sont actuellement confrontées non seulement au potentiel de flexibilisation du travail, mais aussi à de nouveaux défis, car de nombreuses entreprises ne sont pas encore techniquement préparées à la gestion décentralisée de la main-d'œuvre.
Ces défis comprennent la capacité d'enregistrer, de planifier et d'évaluer les heures de travail des employés même lorsqu'ils ne sont pas sur place. Les portails d'employés en libre-service basés sur le web ou les applications mobiles qui permettent aux employés d'accéder aux informations importantes, d'initier des processus d'approbation ou de participer au processus de planification des tâches, par exemple, sont idéaux pour créer des solutions efficaces.
Les outils en libre-service créent de la liberté
Les outils en libre-service permettent non seulement aux employés de pointer numériquement, mais ils leur offrent également de nombreuses possibilités de façonner activement leur temps de travail. Par exemple, les employés peuvent utiliser des flux de travail électroniques pour lancer des processus d'approbation des congés, demander des voyages d'affaires ou accéder à leurs horaires de travail et à leurs soldes de temps et de congés. Les horaires de travail souhaités et les échanges intégrés améliorent la transparence et la communication entre les employés, les superviseurs, les planificateurs de service et les RH. Ils peuvent même contrer les sentiments d'isolement en période de pointe grâce à l'intégration active des employés.
De plus, l'affichage en temps réel des soldes individuels réduit les tâches administratives de routine au sein des RH. Les services en libre-service offrent donc une nouvelle liberté à toutes les parties concernées. Tandis que les RH, les superviseurs et les planificateurs sont considérablement soulagés, l'employé bénéficie d'une transparence sur les événements du processus et de la possibilité de les influencer activement. Cette forme d'autodétermination et d'intégration contribue à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu'à une plus grande satisfaction et motivation au travail. Dans le même temps, les retards dans la réponse aux demandes sont éliminés. Les différents états de l'information et les erreurs de transmission appartiennent au passé, et les processus sont accélérés par l'élimination des transitions dans le système.
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Self-Service by ATOSS
Le Staff Center en tant qu'application web ou l'application Mobile Workforce Management permettent aux employés d'accéder et d'organiser leur temps de travail et la planification de leur déploiement facilement sur leur PC, au bureau à domicile ou même en déplacement à partir d'un smartphone. Les employés peuvent enregistrer et gérer eux-mêmes leurs données de temps, demander des absences, consulter les soldes de temps de travail ou les plans d'affectation, mais aussi saisir des demandes de temps de travail et échanger des tâches avec des collègues. Toutes les fonctions, tous les flux de travail et tous les affichages sont présentés graphiquement, personnalisables et peuvent être utilisés sans formation.
De cette manière, les employés sont motivés par une plus grande responsabilité personnelle et les planificateurs du personnel, les superviseurs et les RH sont déchargés. L'expérience confirme que les tâches administratives peuvent être réduites jusqu'à 80 % rien que pour le processus de planification des absences. Le menu de navigation basé sur les cas d'utilisation permet aux employés de lancer, d'annuler ou de modifier facilement les processus de flux de travail tels que les demandes de congés. Les superviseurs peuvent être informés des demandes entrantes et des demandes de modification par le biais de messages push sur plusieurs appareils dans une zone de messages personnels qui est automatiquement mise à jour.
Les notifications relatives à des situations particulières - par exemple, un nombre excessif d'heures supplémentaires ou un dépassement du temps de travail de base - sont également envoyées automatiquement, ce qui permet d'intervenir rapidement. Les demandes peuvent être traitées d'un simple clic de souris, tandis que les employés et les superviseurs ont toujours une vue d'ensemble de tous les soldes qui les concernent. Il est également possible d'accéder à tout moment à des rapports individuels ou à des requêtes ad hoc telles qu'une vue d'ensemble des congés annuels. Cela signifie de la transparence, des processus plus efficaces pour les employés et les managers, et une intégration des employés qui est amusante !
La crise du Covid va modifier durablement la gestion du personnel. Les aménagements flexibles du temps de travail et les concepts novateurs en la matière joueront un rôle de plus en plus important et leur mise en œuvre contribuera de manière significative à l'attractivité de l'employeur. Pour de nombreuses entreprises, cela signifie qu'elles doivent analyser, remettre en question et optimiser leurs propres processus de gestion du personnel. Car si la crise du Covid a montré une chose, c'est que les changements surviennent souvent de manière inattendue, mais que nous ne devons pas les affronter sans préparation.